Чарльз Хэнди
«Слон и блоха: Будущее крупных корпораций и мелкого бизнеса»
Куртис Фейс
«Путь черепах»
|
Владельцы Кейсов могут не только распечатывать понравившиеся статьи и обсуждать их в форуме, но и сложить их в свой Кейс, послать другу и сохранить в pdf-формате. Введите имя Владельца и код или зарегистрируйтесь, и у Вас также появится эта возможность!
Кейс №14
Информационная система для таможенного брокера
 |
Каким образом информационные системы способствуют росту вашего бизнеса? |
 |
Таможенное законодательство для его практического применения требует специальных знаний в этой области, поэтому многие участники внешней экономической деятельности (ВЭД) предпочитают проводить таможенное оформление товаров с помощью профессиональных организаций - таможенных брокеров (ТБ). Согласно мировой статистике, 95% предприятий и различных организаций, которые выходят на внешний рынок, пользуются услугами брокеров, в особенности крупные компании, продающие или покупающие большие партии товаров различной номенклатуры.
Международная торговля требует, с одной стороны, обеспечить безопасность всей цепи поставок товаров, а с другой - ускорить товарооборот, в том числе облегчив и упростив таможенные формальности. Рост количества обрабатываемых операций неминуемо приводит к усложнению учета. Отсутствие единой системы учета снижает оперативность и достоверность учетной информации, что, в конечном счете, влечет за собой принятие неправильных управленческих решений.
В чем проблемы …
Владельцы и менеджеры предъявляют все больше требований к оперативности учета и к составу отчетности, необходимой для ежедневного управления предприятием, усложняются критерии анализа деятельности предприятия. Все это приводит к тому, что учет с помощью Excel или нескольких разнородных систем учета перестают удовлетворять руководителей.
Можно выделить ряд вопросов, на которые пытаются найти ответ руководители финансовых отделов таможенных брокеров:
- Сколько денежных средств на остатках банковских счетов, таможенных картах?
- Сколько мы должны экспедиторам, таможне, перевозчикам, фидерным линиям и прочим поставщикам?
- Cколько нам должны клиенты?
- Какова структура затрат периода?
- Какова себестоимость заказа на грузоперевозку?
Контроль таможенного оформления также является сложной задачей. Компании не в состоянии сами справиться с решением всех проблем, возникающих при прохождении товара через таможню. Как правильно заполнить декларацию, какую сумму таможенных пошлин заплатить – здесь есть свои нюансы, известные только таможенным брокерам. Сотрудники таможенных брокеров ежедневно обрабатывают огромное количество информации, контролируя нужные даты и статусы перевозки грузов, остатки внешнеторгового контракта по паспортам внешнеэкономической сделки и по импортным карантинным разрешениям.
Но в отсутствие системы учета становится практически невозможным ответить на простые вопросы:
- Сколько грузов, контейнеров было перевезено за период?
- Какие группы товаров (в соответствии с группами ТН ВЭД) были перевезены?
Отсутствие ответов приводит к невозможности управлять бизнесом.
… и решения
В настоящее время компании, специализирующиеся на внедрении технологий управления, все чаще обращают внимание на быстрорастущие отрасли и разрабатывают собственные отраслевые решения.
Рассмотрим, как подобное решение позволяет найти ответы на все поставленные вопросы.
Что везем или Управление заказами на грузоперевозку
Регистрация Заказа на грузоперевозку
1. Для начала сотрудничества с Таможенным брокером Клиент обращается к менеджерам по работе с клиентами и сообщает информацию о грузе и маршруте его перемещения. Заявку о грузе клиент может направить по e-mail, по телефону или оставить заявку на сайте Таможенного брокера.
2. После чего в Системе Учета вводится Заказ на грузоперевозку (статус Регистрация) и выполняется Предварительный расчет стоимости услуг по перевозке и таможенному оформлению. В ходе предварительного расчета подбираются подходящие маршруты международных грузоперевозок, рассчитывается оптимальная стоимость таможенных услуг.
 Стоимость любой перевозки груза включает в себя как минимум две составляющие:
а) транспортная (заказ и подача транспортного средства, погрузо-разгрузочные работы, складское хранение, оплата железнодорожного тарифа и т.п.)
б) таможенное оформление (предварительная обработка и корректировка документов, поиск кодов ТН ВЭД, оформление Грузовой Таможенной Декларации, предварительное и основное таможенное оформление, согласования в функциональных отделах таможни и т.д.).
Также в зависимости от группы товара в стоимость услуг могут быть включены: внутрипортовое экспедирование, страхование грузов от всех видов риска, сертификация товаров и т.д.
3. Если Клиент не испугался стоимости услуг и готов к дальнейшему диалогу, переходим к следующему этапу взаимодействия с таможенным брокером - заключение Договора. Для каждого клиента в Системе Учета регистрируется Договор о брокерском обслуживании. Заказ на грузоперевозку переходит в статус Обработка. 
4. После заключения внешнеторгового контракта и открытия паспорта сделки в Системе Учета регистрируется номер и сумма внешнеторгового контракта. Сумма внешнеторгового контракта – это общая стоимость товаров, которые будут ввезены за определенный период. С этого момента при вводе каждого заказа на грузоперевозку система будет контролировать сумму контракта данного клиента.
Учет расходов
1. Далее для каждого груза необходимо найти перевозчиков, экспедиторов, страховщиков и поставщиков прочих услуг для выполнения перевозки товаров из пункта А в пункт Б по самому оптимальному маршруту с соблюдением всех требований законодательства. С поставщиками также заключаются договора на оказание услуг, которые в свою очередь регистрируются в Системе Учета.
2. Для ввоза товара необходимо подготовить для перевозчика пакет документов на ввоз. Все шаблоны первичных документов хранятся в Системе Учета. На основании них и данных, внесенных в систему, формируются необходимые печатные формы (например, Booking или Заявка на машину).
3. После того как поставщик оказал услуги, в Системе учета регистрируется входящий счет покупки. В момент учета счета покупки в системе регистрируются расходы и задолженность поставщика. Расходы таможенного брокера можно разделить на производственные, управленческие и коммерческие.
Особенностью производственных расходов является то, что их можно отнести к определенному Заказу на грузоперевозку.
Разделение расходов по их видам позволяет нам отследить структуру расходов за период (детализация достигается за счет аналитики) и корректно рассчитать себестоимость каждого Заказа (см. ниже).
ГТД выпущен – клиент доволен
1. В ходе перевозки груза логисты контролируют порядок перемещения товаров, оформление таможенных, товарных и транспортных документов, оценку стоимости товаров, НДС по товарам, корректировку таможенной стоимости и т.д. Сотрудники обладают всей информацией о датах и суммах. Система учета становится единым хранилищем необходимых данных. Сотрудникам приходится работать с большим количеством дат (например, Забора Груза, Погрузки на Судно, Прибытия в порт перегрузки и назначения, прихода товарных и транспортных документов, выпуска ГТД, Заявки на Вывоз, Уведомления экспедитора и т.д.), их работу ускоряет и упрощает наличие удобного интерфейса Системы учета.
2. Благодаря работе логистов все заинтересованные лица оперативно получают нужную информацию о грузе. В любой момент Клиент имеет возможность увидеть статус своего заказа на сайте Таможенного брокера (данные из системы учета импортируются на сайт). Возможность просмотра оперативной информации становится неоспоримым преимуществом при работе с клиентами.
3. После выпуска ГТД для клиента подготавливается полный перечень сопроводительных документов на вывоз. Все шаблоны хранятся в Системе Учета. Необходимые документы формируются на основании данных, внесенных в систему, с использованием шаблонов. Клиент получает такие документы как: Заявка на вывоз (для экспедитора), CMR, ТТН, ТОРГ-12 и т.д.
4. После регистрации услуг поставщиков для каждого заказа на грузоперевозку формируется исходящий счет продажи. Взаиморасчеты с клиентами осуществляются по агентским договорам*. Согласно агентскому договору, все услуги поставщиков, зарегистрированные в счетах покупки могут быть перевыставлены клиенту в счетах продажи с учетом агентского вознаграждения.
Система учета позволяет сократить время формирования счетов продажи на основании счетов покупки, а также контролирует все ли услуги перевыставлены клиенту. В момент учета счетов продажи в системе регистрируется задолженность клиента и выручка от продажи услуг. Наличие в системе развернутой аналитики, позволяет анализировать весь объем выручки не только по клиентам и заказам, но и по районам таможенного оформления, регионам, видам услуг (например, 97 групп ТН ВЭД) и т.д.
С точки зрения взаимодействия с клиентом после выпуска ГТД и выдачи документов на вывоз товаров работа по его заказу завершена. Но статус заказа не меняется до тех пор пока не будут подсчитаны все затраты и прибыль. Но об этом далее…
* Агентский договор - гражданско-правовой договор, по которому одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет принципала либо от имени и за счет принципала.
А где же деньги или Управление финансами
Учет денежных средств
В случае учета оплат, ТБ мало, чем отличается от любого другого предприятия. Учет оплат клиентов происходит на основании банковских выписок, а для поставщиков формируются платежные поручения. Учет оплат поставщиков и клиентов вместе с учетом задолженности (счета покупки и продажи, рассмотренные в первой части) позволяет финансовому директору найти ответ на два вопроса:
- Сколько мы должны экспедиторам, перевозчикам, фидерным линиям и прочим поставщикам? (заметьте, здесь нет Таможни)
- Сколько нам должны клиенты?
Отличие учета оплат ТБ от учета на других предприятиях заключается в регистрации оплат таможенных сборов.
Таможенные платежи уплачиваются до принятия или одновременно с принятием таможенной декларации. В задачи сотрудников финансового отдела входит отслеживание остатка на Расчетных таможенных счетах и своевременное перечисление денежных средств. 
Существует два способа оплаты таможенных сборов:
1. Перечисление денежных средств с расчетного счета с помощью платежных поручений.
2. Использование современного и очень эффективного инструмента организации внешнеэкономической деятельности - таможенной карты. По карте любой клиент сможет произвести расчеты мгновенно, что значительно сокращает сроки таможенного оформления.
Достоинством Учетной системы является поддержка обоих способов оплаты сборов. Что позволяет в любой момент отследить остатки, как на расчетных счетах, так и на счетах таможни.
Учет незавершенного производства и расчет себестоимости Заказов на грузоперевозку
У Таможенных брокеров существует понятие Незавершенного производства. Сумму незавершенного производства составляют производственные затраты, отнесенные на Заказы не закрытые в текущем учетном периоде (т.е. ГТД по ним не был выпущен).
Момент истины наступает в конце месяца когда все затраты необходимо распределить и рассчитать себестоимость Заказа на грузоперевозку. Данная операция является достаточно трудоемкой.
Функция распределения затрат в Системе Учета позволяет распределить все прямые и косвенные затраты на себестоимость Заказа на грузоперевозку по любой выбранной базе (прямая себестоимость или выручка).
После распределения всех затрат на себестоимость статус Заказа на грузоперевозку изменяется на Закрыт.
Выводы
Подведем итоги. Внедрение информационной системы позволяет Таможенному брокеру:
автоматизировать все ключевые бизнес-процессы предприятия на базе единой системы;
- исключить двойной ввод операций за счет интеграции модуля Управление Заказами на грузоперевозку с модулем Управления финансами;
- повысить оперативность получения управленческой и статистической отчетности;
- повысить прозрачность движения денежных средств;
- улучшить качество работы с клиентами, поставщиками (таможней, линейными перевозчиками, экспедиторами и т.д.) за счет оперативного получения актуальной информации о дебиторской и кредиторской задолженности, статусах Заказов на грузоперевозку;
- корректно рассчитать прибыль по каждому заказу на грузоперевозку.
Кейс №14
Еще на эту тему:
|
 |
| Дмитрий Слиньков |
| член совета директоров «КОРУС Консалтинг» |
| « |
Стратегия - это не эфемерные мечтания, это конкретные цифры, люди и дела. |
» |
|
Читать подробнее
|
|
17.05.12 «КОРУС Консалтинг» победил в конкурсе «Лучший свободный проект года в госсекторе 2011»
пресс релиз
16.05.12 SaaS-решения от «КОРУС Консалтинг» – в магазине облачных сервисов i-Oblako
пресс релиз
14.05.12 «КОРУС Консалтинг» вошел в сотню лучших работодателей страны
пресс релиз
24.03.10 Web-семинар «Создание архива документации на базе платформы Alfresco»
подробнее
18.03.10 Бизнес-тренинг «Управляемый отдел продаж». Выполняется только то, что контролируется
подробнее
10.03.10 Петербургский промышленный конгресс.
подробнее
|
СОВЕТ для ДИРЕКТОРОВ
